Dokumentenmanagement

Minenfeld E-Mail-Archivierung

Warum E-Mails archivieren?

Als die IT noch EDV hieß, bestand ihr Zweck im Wesentlichen darin, Arbeitsabläufe zu beschleunigen oder zu vereinfachen. Heute ist sie ein integraler Bestandteil eines jeden Geschäftsprozesses geworden. Das gilt auch für die Kommunikation: Als Medium Nr. 1 ist die E-Mail aus der Unternehmenskommunikation nicht mehr wegzudenken. Alle Unternehmen sind demnach von einer funktionierenden, sicheren und vertraulichen IT abhängig geworden.

Doch die elektronische Kommunikation bietet nicht nur Geschwindigkeit und Bequemlichkeit, sie hat auch ihre Schattenseiten. Das fängt bei der zweifelhaften Vertraulichkeit einer Standard-E-Mail an, geht über  Manipulation und Missbrauch von E-Mails bis hin zu erheblichen Verstößen gegen gesetzliche und vertragliche Pflichten und Fristen. Dabei ist es eigentlich ganz einfach: Ein bestehendes Medium (Schneckenpost) wurde durch ein neues Medium (E-Mail) nahezu ersetzt. Ergo gelten die gleichen Pflichten und Fristen aus Handels- und Steuerrecht, Datenschutz-, Arbeits- und Finanzrecht, aus abgeschlossenen Verträgen und unzählige weitere, teils branchenspezifische Auflagen. Zusätzlich setzen Datenschutz- und Kommunikationsrecht dem Umgang und der Speicherung, also Archivierung von E-Mails enge Grenzen.

Autor: BIEG

Seiten: 7 | Geeignet für: Einsteiger und Fortgeschrittene

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E-Mails und GoBD: 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis

Mit dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14. November 2014 zur »ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)« erläutert die Finanzverwaltung, welche Vorgaben für IT-gestützte Buchführungsprozesse künftig gelten. Dabei wird wiederholt auf die Behandlung von E-Mails Bezug genommen. Die wichtigsten Anforderungen an E-Mails unter GoBD-Aspekten sind in unseren zehn Merksätzen dargestellt.

Autor: Bitkom | Jahr: 2015

Seiten: 5 | Geeignet für: Einsteiger und Fortgeschrittene

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Outsourcing von dokumentenbezogenen Unternehmensprozessen

Scannen und Verarbeitung von Dokumenten durch einen Dienstleister – Ein Leitfaden für die Unternehmenspraxis

Die Implementierung von ECM-Lösungen in einem Unternehmen stellt die Fach-, wie auch IT-Abteilung nicht selten vor große Herausforderungen. Prozesse müssen neu durchdacht und vereinfacht werden. Hardware, wie z. B. Scanner und Server müssen beschafft werden. Oftmals verhindern der hohe Investitionsbedarf und der Aufwand eine Implementierung. Eine sinnvolle Alternative bieten in diesen Fällen häufig Dienstleister, die sich auf den Umgang, die Weiterverarbeitung und die Ablage von eingehenden Dokumenten (digital und physisch) spezialisiert haben.

Der vorliegende Leitfaden der Bitkom-Arbeitskreise Input & E-Mail Management und ECM-Services & -Cloud möchte Unternehmen helfen, das richtige Dienstleistungsunternehmen zu finden und mit Expertenwissen und Praxistipps beim Outsourcing dokumentenbezogener Prozesse beratend zur Seite stehen. Bei der Auslagerung von Routinetätigkeiten im ECM-Umfeld sind bei der Dienstleisterauswahl technische, organisatorische, vertragliche sowie rechtliche Aspekte zu beachten, die in diesem Leitfaden aufgezeigt werden. Dies möge dem Anwender helfen, sein Outsourcing-Projekt schneller zum Erfolg zu führen.

Autor: Bitkom e.V. | Jahr: 2016

Seiten: 26 | Geeignet für: Einsteiger und Fortgeschrittene

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GoBD-Checkliste für Dokumenten­management-Systeme

Mit Schreiben vom 14. November 2014, den »Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)«, hat das BMF dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind. Die GoBD treten an die Stelle der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) sowie der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Damit kommt das BMF letztlich auch den Forderungen der Wirtschaft nach einer dringend erforderlichen Modernisierung der genannten Vorgaben nach und bringt ergänzend in der Zwischenzeit stattgefundene Entwicklungen mit ein.

Der Bitkom Arbeitskreis ECM–Compliance hat sich intensiv mit den GoBD und den daraus resultierenden Anforderungen an Dokumenten-Management-Systeme beschäftigt. Das Resultat hiervon ist der hier vorliegende umfassende Leitfaden. Auf Basis der wesentlichen Anforderungen der GoBD gibt diese Checkliste Empfehlungen, die eine Umsetzung in der Unternehmenspraxis unterstützen sollen.

Autor: Bitkom | Jahr: 2015

Seiten: 84 | Geeignet für: Einsteiger und Fortgeschrittene

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Elektronische Archivierung und GoBD

Mit dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14. November 2014 zu „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ beschreibt die Finanzverwaltung, welche Vorgaben für IT-gestützte Buchführungsprozesse künftig gelten. Dabei nehmen die Anforderungen an die Aufbewahrung einen breiten Raum ein. Die wichtigsten Anforderungen an die elektronische Archivierung unter GoBD-Aspekten sind in unseren zehn Merksätzen „Elektronische Archivierung und GoBD“ dargestellt, die in Kooperation mit dem Verband elektronische Rechnung (VeR) entstanden sind.

Autor: Bitkom | Jahr: 2015

Seiten: 6 | Geeignet für: Einsteiger und Fortgeschrittene

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Enterprise-Content-Management: Einstiegsinformationen und Nutzungsempfehlungen für Unternehmen

Enterprise-Content-Management ist ein geeignetes Hilfsmittel zur strukturierten Ablage von Dokumenten, Vereinfachung von Suchvorgängen und Automatisierung von Dokumentflüssen durch ein Unternehmen. Der Leitfaden beschreibt die Funktionsweise und Einsatzgebiete von ECM-Produkten, gibt eine Übersicht über Kostenstrukturen und Anbieter und stellt Informationen und Checklisten zur Einführung eines ECM bereit. Letztlich werden auch noch Best-Practice-Beispiele gegeben.

Autor: eBusiness-Lotse Aachen | Jahr: 2015

Seiten: 16 | Geeignet für: Einsteiger

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ECM im Mittelstand

Status Quo und Perspektiven für den Einsatz von Enterprise Content Management in Deutschland

Mit der ganzheitlichen Strategie des Enterprise Content Management (ECM) werden alle Dokumente (einschließlich E-Mails und Mediadaten) eines Unternehmens verwaltet und organisiert. Durch den Einsatz geeigneter ECM-Werkzeuge erhalten Unternehmen zum Beispiel Unterstützung beim effizienten Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten, bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben, etwa zur revisionssicheren Archivierung.

Mittlerweile hat sich das Konzept des ECM in größeren Unternehmen etabliert. Wesentliche Treiber sind hier neben offensichtlichen Rationalisierungseffekten hohe Anforderungen an die Rechtssicherheit (Compliance) im Umgang mit Dokumenten. Für den Mittelstand ist diese Entwicklung noch nicht in gleichem Maße vorangeschritten.

Die Studie »ECM im Mittelstand« bietet anhand der Aussagen von über 800 mittelständischen Unternehmen eine Bestandsaufnahme der ECM-Praxis im Mittelstand. Im Vordergrund stehen Fragen zum Begriffsverständnis, zur Verbreitung, zu Nutzen und zu Kosten von ECM-Software ebenso wie zu zukünftigen Entwicklungen und Trends rund um ECM im Mittelstand.

Autor: BITKOM | Jahr: 2015

Seiten: 34 | Geeignet für: Einsteiger und Fortgeschrittene

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