Interview mit der Sparkasse Bielefeld zu “Sind die Unternehmen „SEPA-bereit“?”

Der alarmierende Umsetzungsstand im SEPA-Raum war Anfang Januar 2014 für die EU-Kommission ausschlaggebend, die SEPA-Umstellungsfrist vom 1. Februar auf den 1. August 2014 zu  verlängern. Aber: War diese Verlängerung für deutsche Organisationen wirklich nötig? Der Bankenverband schlug zum Jahreswechsel ebenfalls Alarm. Man sprach von einer besorgniserregenden Lage.  Laut Angabe der Bundesbank wurden Ende 2013 noch immer etwa 90 Prozent aller Lastschriften nach dem alten Verfahren abgewickelt. Die bisherigen Kontonummern  mussten aber in die IBAN umgerechnet  werden, zudem ist für das bisherige Verfahren des Kontoeinzugs per Lastschrift zusätzlich ein SEPA-Mandat erforderlich. Ferner muss dafür eine Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden. Aber wie stellt sich die Lage aktuell dar?

Ingo Diekmann von der Sparkasse Bielefeld berichtet, wie die Mitarbeiter den SEPA-Stichtag erlebt haben. Welche Herausforderungen und Stolpersteine gibt es und was kann dabei falsch laufen? Für „Nachzügler“ stellt sich die Frage, wie sie die Zeit bis August nutzen sollen und welche Prioritäten sie in den nächsten Monaten setzen müssen.

  • Herr Diekmann, der Starttermin für SEPA wurde auf den ersten August verschoben. Für Sie eine sinnvolle Maßnahme?
    Die Fristverlängerung seitens der EU kam für alle Bereiche der Kreditwirtschaft sehr überraschend. Sicherlich haben wir uns darauf eingestellt, auch ohne eine Verlängerung unsere Kunden ab dem 01.02.2014 bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs zu unterstützen. Erstes Gebot war, Zahlungsausfälle zu vermeiden. Im Rückblick sind wir positiv überrascht, wie viele unserer Kunden bereits ab dem 01.02.2014 SEPA-ready gewesen sind. Ca. 98% unserer Kunden (>80 % unserer gewerblichen Kunden)  wickeln ihren Zahlungsverkehr bereits über die SEPA-Verfahren ab. Die Fristverlängerung ist ein sinnvolles „Ventil“ gewesen, damit Kunden, aber auch die Kreditwirtschaft sich an die neuen Verfahren gewöhnen.
  • Haben Sie festgestellt, dass im Februar bei der Umstellung Sachen falsch liefen?
    Die Umstellung zum 01.02.2014 verlief nahezu geräuschlos. Spürbare Kundenreaktionen hat es nicht gegeben. Ein großer Vorteil dabei war, dass wir Zahlungen im Altformat weiterhin annehmen durften. Die Tatsache, dass Lastschriften im Abbuchungsauftragsverfahren und Diskettenzahlungen nicht mehr unterstützt wurden, führte nicht zu Reklamationen.
  • Hatten Sie ihre Kunden über die Umstellung umfassend informiert?
    Ab dem Dezember 2012 wurden die gewerblichen Kunden mehrfach schriftlich informiert. Begleitend dazu wurde das Thema SEPA in jedem Kundengespräch seitens des Firmenkundenberaters angesprochen. Wir haben regionale Umfragen durchgeführt und über Fachmedien auf die Umstellung hingewiesen. Über unseren Internetauftritt (auf der Startseite ab September 2013) konnten Kunden alle erforderlichen Informationen und Formulare nutzen. Für Vereine wurden insgesamt sechs Info-Veranstaltungen in der Sparkassenzentrale durchgeführt. Die Einladung dazu wurde von ca. 60 % aller Vereinskunden angenommen.
  • Und hatten Sie das Gefühl das Thema ist bei den Unternehmen angekommen?
    Große und mittelständische Unternehmen haben sich zeitnah und in erforderlichem Rahmen mit der SEPA-Umstellung befasst. Diese Kunden wurden durch unsere Spezialisten während der gesamten Umstellung begleitet. Bei kleineren Geschäftskunden, aber vor allem Vereinen, bestand  trotz aller Kommunikationsmaßnahmen noch Handlungsbedarf. Aus Gesprächen mit Kunden wissen wir, dass vielfach noch Zahlungen im Alt-Verfahren aufgeliefert werden, obwohl die technischen Voraussetzungen für die SEPA-Umstellung bereits bestehen (aber noch nicht genutzt werden, weil es ja noch geht).
  • Welche Konsequenzen kann es für die Unternehmen geben?
    Zum 01.02.2014, spätestens zum 01.08.2014, sind wir gesetzlich verpflichtet, Zahlungen in den Alt-Verfahren bei gewerblichen Kunden abzulehnen. Eine Umwandlung der Zahlungen ist dann für gewerbliche Kunden nicht mehr zulässig. Unternehmen und Vereine müssen dann damit rechnen, dass diese Buchungen nicht mehr durchgeführt werden und zurückgehen. Das kann im schlimmsten Fall zu Zahlungsausfällen und finanziellen Engpässen führen.
  • Wie haben die Sparkassenmitarbeiter Engpässe entschärft und beim Thema SEPA geholfen?
    Die grundsätzlichen Informationen und Hilfestellungen konnten über die Mitarbeiter(innen) der Filialen oder der zentralen Kundenberatung erfolgen. Bei weiterführenden Fragen (Umstellung der Buchhaltung, Software, Ablehnung von Zahlungen etc) besteht die Möglichkeit, an ein Spezialistenteam im Electronic Banking überzuleiten. Dieses Team begleitet die Kunden bis zur erfolgreichen Umstellung. Hierzu wurde das Personal in den betroffenen Bereichen aufgestockt, um ggf. einem größeren „Ansturm“ gewachsen zu sein.
  • Wird es diese Einzelunterstützung in Zukunft auch geben oder drohen ab August dann schlimmere Auswirkungen?
    Die Unterstützung bleibt weiterhin (wie zum 01.02.2014) bestehen. Wir müssen jedoch davon ausgehen, dass Zahlungen im Alt-Verfahren nicht mehr ausgeführt werden können. Eine Umwandlung ist uns dann nicht mehr gestattet.
  • Was können Unternehmen tun, welche die Umstellung noch vor sich haben?
    Diesen Unternehmen und Vereinen empfehlen wir, sich umgehend mit den notwendigen Informationen zu versorgen (z. B. auf www.sparkasse-bielefeld.de/sepa oder Checkliste zur SEPA-Einführung ) und anhand der Leitfäden und Hilfestellungen die Umstellung „zur Chefsache“ zu machen. Eine weitere Fristverlängerung ist nicht zu erwarten.

Die Umstellung auf das neue europäische Zahlungsverfahren SEPA mit neuen Kontonummern und Prozessen stellt sich als unerwarteter Kraftakt für viele Unternehmen und Vereine dar. Die Umstellung umfasst ganze Prozesse, umfassende Veränderungen sind notwendig und müssen durchdacht angegangen werden. Veränderungen die Geschäftsprozesse betreffen müssen gezielt und geplant angegangen werden. Um passende Lösungen zu finden, Stolpersteine sowie Probleme bereits im Vorfeld zu identifizieren und passende Umsetzungsmöglichkeiten, sollten Unternehmen hierbei einem systematischen Prozess folgen und bei Unsicherheiten mit der eigenen Bank oder Informationsstellen in Kontakt zu treten.

 

Grafikquelle: “The Safe Shop”